Tagungsräume und Veranstaltungsservices für Ihre Tagungen, Konferenzen und Firmenveranstaltungen

Den idealen Veranstaltungsort für Ihre Tagung zu finden, ist zunächst von dem zur Verfügung stehenden Budget und weiteren Faktoren abhängig. Attraktive Locations sind in vielen Fällen schnell ausgebucht, daher ist eine möglichst frühe Anfrage empfehlenswert. Halten Sie zunächst die benötigten Anforderungen für Ihre Tagung an die Location fest. Spielen die Lage und Verkehrsanbindung des Veranstaltungsortes eine Rolle? Benötigen Sie nahegelegene Hotels für Übernachtungen? Bedenken Sie auch die Raumgröße, um genügend Sitzplätze schaffen zu können und Ihren Referenten mit Rednerpult oder Leinwand genügend Freiraum zu gewähren.

Je nach Umfang und Art Ihrer Veranstaltung können auch weitere Räume für besondere Programmpunkte, Produktpräsentation oder Workshops benötigt werden. Beziehen Sie auch solche Überlegungen in Ihre Planung mit ein. Letztendlich möchten Sie erreichen, dass das gewählte Tagungszentrum zum Image Ihres Unternehmens und zum Thema Ihrer Veranstaltung passt.

Weitere wesentliche Faktoren sind die Ausstattung und Technik der Räumlichkeiten. Je nach Art der Bestuhlung wird mehr oder weniger Platz benötigt. Eine Reihenbestuhlung nimmt z.B. weniger Platz pro Person in Anspruch als eine parlamentarische Bestuhlung mit Tischen und Stühlen. Weitere Hinweise und Informationen zu den verschiedenen Bestuhlungsarten finden sie auch in unserer Checkliste – Tagungsplanung.

Nicht zuletzt gilt es auch, das benötigte, technische Equipment zu planen. Ein Beamer mit Leinwand, Rednerpult, Mikrofon- und Audio-Anlage oder Flipcharts können wesentliche technische Bestandteile für den reibungslosen Ablauf Ihrer Tagung darstellen.

Bei der Planung der Verpflegung für Ihre Tagung geht es vor allem um das Wohl Ihrer Teilnehmer. Je nach Dauer und Ablauf Ihrer Veranstaltung richtet sich der Umfang des Caterings. Dabei gilt es z.B. zu entscheiden, ob Getränke und Snacks im Tagungsraum ausreichen oder eine Frühstücks- und Mittagspause eingeplant werden sollte. Schließlich wollen Sie die Konzentration und gute Laune Ihrer Tagungsgäste aufrechterhalten.

Auch ein Abenddinner zum Ende Ihrer Veranstaltung ist überlegenswert, wenn Sie die Möglichkeit zum weiteren Austausch und Netzwerken unter den Teilnehmern fördern möchten.

Als Fullservice-Dienstleister verfügt die BCS-Gruppe über langjährige Erfahrung im Event-Catering jeder Art. Wir beraten Sie an dieser Stelle gern und richten uns individuell nach Ihren Wünschen.

Mit einem außergewöhnlichem Rahmenprogramm können Sie Ihre Tagung oder Konferenz nicht nur interessanter für Ihre Teilnehmer gestalten, sondern auch positive Erinnerungen schaffen. Zusätzliche Einzelaktionen geben Ihnen außerdem die Möglichkeit, Ihre Team-Aktivitäten attraktiv zu gestalten und das Erreichen Ihrer Ziele zu fördern.

Durch das Verlassen des gewohnten Tagungsumfelds schaffen Sie Abwechslung im Tagesablauf, sorgen z.B. für Bewegung an der frischen Luft oder für spielerische Aufgaben, die Ihre Teilnehmer als Team lösen müssen. Dies sind nur einige Beispiele, die das Teambuilding positiv beeinflussen können oder eine Mittagspause abwechslungsreicher gestaltet, um Kraft und Konzentration für die zweite Tageshälfte zu sammeln.

Nun näheren Sie sich dem Termin Ihrer Veranstaltung und haben die grundlegenden Organisationsaufgaben fertiggestellt. An dieser Stelle geht es um letzte Vorbereitungsschritte, wie Einladungen zu versenden oder den Technikbedarf mit Ihren Referenten zu klären. Bedenken Sie auch Details wie das Erstellen von Tagungsunterlagen, Namensschilder und Tischaufsteller. Für die eventuelle Berichterstattung z.B. auf Ihren Social-Media-Kanälen kann es auch sinnvoll sein einen Fotografen oder Videodienstleister zu organisieren.

Kurz vor Beginn Ihrer Tagung stehen die letzten Organisationspunkte in der Tagungsstätte an. Dazu gehört, Ihr Personal einzuteilen und ausführlich zu informieren, die Anmeldung bzw. einen Info-Point einzurichten und die Garderobe aufzubauen. Sorgen Sie auch für ausreichende Orientierung in der Tagungsstätte und schildern die genutzten Räume deutlich aus. Bedenken Sie auch die Betreuung Ihrer Referenten und der Beteiligten am Rahmenprogramm und Einzelaktionen.

Sie haben es geschafft! Ihre Tagung war ein voller Erfolg und bleibt bei Ihren Teilnehmern in positiver Erinnerung. Nutzen Sie die Gelegenheit, um sich bei Ihren Tagungsgästen und Helfern zu bedanken. Das Einholen von Feedback über einen Fragebogen kann Ihnen zudem zu wertvollen Erkenntnissen für die nächste Veranstaltung verhelfen. Auch ein internes Evaluationsgespräch führt zu Rückmeldungen, was gut gelaufen ist, welche Verbesserungsvorschläge es gibt und wie die Kalkulation Ihres Budgets verlaufen ist.